Hubo situaciones que se aceleraron por causa de la pandemia. Una de
ellas es el teletrabajo. Si bien algunas organizaciones ya lo implementaban en
algunas posiciones determinadas, el teletrabajo se hizo norma como consecuencia
del aislamiento social obligado por la pandemia.
Hay algunas situaciones fundamentales a tener en cuenta en la buena aplicación
de una estrategia de teletrabajo. Son pocas las organizaciones que tienen
protocolos definidos para llevar a cabo esta modalidad, la mayoría tuvo que
salir a utilizar recursos personales de cada colaborador (computadoras, conexión
a internet), a implementar procesos que
se modifican día a día (prueba y error, reuniones constantes y a toda hora, envío
y solicitud de información a cualquier hora), lo que originó un gran stress en
los colaboradores y la falta de circuitos reales de información con el consecuente
desorden y falta de seguimiento que se origina por esto.
Pero el teletrabajo vino para quedarse y se necesitan establecer
algunas reglas para poder continuar con el buen desarrollo del
negocio. Estos son los tres puntos fundamentales para establecer una estrategia
efectiva de teletrabajo:
1) Diagnostico y situación inicial
Este paso es fundamental y, si
es bien aprovechado, puede ser definitivo para obtener excelentes resultados en
la época post-pandemia.
Hay algunas cuestiones que pueden ser muy útiles en esta fase de diagnóstico:
* Evaluar las condiciones en las que se va a desarrollar el trabajo
remoto: evaluación de las condiciones y herramientas con las que el colaborador
cuenta para efectuar la tarea de forma
remota, esto incluye computadoras personales, espacio físico, conexión a
internet, etc.
* Formas de comunicación con el resto del equipo: no todos están acostumbrados
a trabajar solos, la conexión personal y social es muy importante para mantener
el espíritu de equipo, el compromiso y las buenas relaciones, por lo que es
necesario un “espacio virtual” en el que se puedan comunicar todos los
colaboradores que trabajan de manera remota. Muchas compañías hacen “juntadas
remotas informales” vía zoom o meet en alguna hora determinada, solo para
hablar de temas que se tratan en la cafetería.
* Pedir opiniones de los colaboradores: es un buen momento para comenzar
a trabajar en colaboración y pedir las opiniones de todos en la organización.
Quien mejor que los que efectúan los trabajos para saber que optimizar en el día
a día. La idea es poder elaborar protocolos teniendo en cuenta este trabajo de colaboración
para que todos estén de acuerdo y el funcionamiento siga siendo óptimo.
2) Establecer protocolos determinados de acuerdo a la ley de
teletrabajo
En estos días se aprobara la ley de teletrabajo, que busca reglamentar
el trabajo remoto, intentando que se desarrolle con los mismos derechos y
obligaciones del colaborador como si estuviera físicamente en la empresa.
Es por esto que es conveniente establecer un protocolo oficial con los
lineamientos básicos que concuerden con lo solicitado en la ley y poder llevar
a cabo el teletrabajo de la forma más conveniente y conforme a lo oficialmente
decretado.
Este protocolo se puede aprovechar para agregar algunas pautas
informales (es decir, más allá de lo solicitado obligatoriamente por ley) con
el fin de llevar una buena convivencia (aunque sea de forma remota) y
desarrollar el trabajo de la forma más efectiva y menos traumática posible.
3) Tomar la pandemia para adoptar nuevas formas de management
El teletrabajo va a obligar a tomar nuevas formas de administración.
Los gerentes y mandos medios acostumbrados a las viejas prácticas de la EraIndustrial probablemente se sientan con menos poder y más incomodos a tener que
gestionar sus equipos de manera remota. Es por esto que la situación es una
gran oportunidad para adoptar nuevas formas de administrar.
Podría escribir bastante sobre ese tema (pueden ver el articulo completo de Revolución en el Management en este blog) pero creo que los más
importante es poder aprovechar esta ocasión para poder acelerar los tiempos que
lleva este cambio de mentalidad y de forma de administrar. Se pueden
implementar estrategias de administración por objetivos, donde cada colaborador
(o equipo de colaboradores) define y concuerda objetivos determinados con su
superior y se generan reuniones de seguimiento para determinar su cumplimiento.
4) Tip adicional: optimizar el manejo del tiempo
Algo muy importante también es poder efectuar un buen manejo del
tiempo. Es inevitable la pérdida de tiempo en el teletrabajo, no solo por
cuestiones personales sino por el entorno en el que se desarrolla. Como ejemplo
puedo afirmar que es muy complicado que toda la familia este desarrollando sus
tareas individuales en esta época (los chicos sus actividades escolares, ambos
padres trabajando de forma remota) por lo que es imperioso poder definir
prioridades en las tareas a realizar.
Para este punto siempre recomiendo el libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey, mas específicamente en su capítulo II del
tercer habito, donde habla de los cuadrantes del tiempo. Aquí divide el área de
administración del tiempo en 4 cuadrantes:
Cuadrante I: tareas Urgentes e Importantes – Crisis, tareas con fecha
determinada de finalización, problemas apremiantes.
Cuadrante II: tareas No Urgentes e Importantes – Construir relaciones,
planificar, recreación.
Cuadrante III: tareas Urgentes y No Importantes – Contestar correos,
algunas reuniones, algunas llamadas, interrupciones.
Cuadrante IV: tareas No Urgentes y No Importantes: Trivialidades,
perdida del tiempo, algunas llamadas.
La cuestión es ver en que cuadrante centramos nuestra actividad y eso
se vera reflejado directamente en los resultados.
Si concentramos la actividad en el cuadrante I, los resultados serán que
seguramente estaremos estresados, administrando crisis y apagando incendios.
Si en cambio concentramos la actividad en el cuadrante III, los
resultados serán estaremos concentrados en plazos cortos, con relaciones muy frágiles
y también administrando crisis.
Si concentramos la actividad en el cuadrante III y IV, tendremos una vida
totalmente irresponsable, en el que dependeremos de la voluntad de otros y
estaremos soportando crisis constantes.
En cambio, el cuadrante II es el ideal, ya que tendremos pocas crisis,
equilibrio y control de nuestras actividades.
Esta explicación fue un resumen muy corto del capítulo que mencione del
libro de Covey, que recomiendo que sea analizado con detenimiento para poder
profundizar en el tema. Dedica un capítulo entero a esta situación.
Conclusión
El teletrabajo vino para quedarse, ya sea por cuestiones obligatorias
(nadie sabe cómo va a reaccionar este virus desconocido) o porque varias
organizaciones van a adoptarlo como una estrategia válida para hacer más
eficientes sus actividades y desarrollar el trabajo de una forma acorde a los
tiempos que vivimos.
Espero sus comentarios.
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